LES 5 MEILLEURES ASTUCES POUR MAITRISER PARFAITEMENT EXCEL

28 mars 2022

Nous savons tous que Microsoft Excel est un outil puissant et très utile pour un grand nombre d’activités professionnelles.
En tant que gestionnaire, créateur de stratégie ou chef de projet, vous utilisez probablement Excel toute la journée.
Cependant, même les utilisateurs expérimentés ont à apprendre des astuces pour obtenir plus de puissance du logiciel.

Voici 7 astuces utiles à connaître pour vous aider à tirer le maximum de ce logiciel particulièrement pratique.

1. Les raccourcis clavier pour accélérer les opérations

Les raccourcis de clavier permettent d’accélérer les tâches les plus fréquentes.
Il est important de les connaître, car ils vous permettront de travailler encore plus rapidement !

Les raccourcis clavier les plus fréquents pour Excel

  • La barre Espace pour sélectionner la cellule à gauche de la cellule actuelle
  • Ctrl + . pour sélectionner toutes les cellules jusqu’à la cellule suivante
  • Ouvrir la boîte de recherche : Ctrl + F
  • Insérer la date du jour : CTRL + ; (point virgule)
  • Insérer l’heure : CTRL + : (deux points)
  • Sélectionner toute une colonne active : CTRL + Espace
  • Sélectionner toute une ligne active : SHIFT + Espace
  • Sélectionner toute la feuille Excel : CTRL + A
  • Faire un collage spécial sur Excel (pour ne coller que les données etc.) : CTRL + ALT + V
  • Insérer une somme automatique : ALT + =
  • Masquer (et surtout ré-afficher) le ruban des fonctionnalités : CTRL + F1

2. Utiliser les fonctions de base d'Excel

Les fonctions étant la base de l’utilisation d’Excel, il est important de les utiliser le plus souvent possible. 

Les fonctions sont très nombreuses. Elles permettent d’effectuer des calculs, rechercher des données, ou obtenir des informations

Pour insérer une fonction, il suffit de cliquer sur l’icône Fx présent sous le ruban. 

Toutes les cellules qui contiennent une fonction commencent par le caractère =. Si vous connaissez bien certaines fonctions, vous pouvez y accéder directement en saisissant = puis le nom de la fonction au sein d’une cellule.

Parmi toutes ces fonctions on retrouve :

  • Les fonctions Mathématiques et Trigonométrie : Comme la fonction « Alea entre bornes » ou « Arrondi »
  • Les fonctions Logiques : Comme la fonction « Et » « Ou » ou « Si »
  • Les fonctions de Recherche et Matrices : Comme la fonction « RechercheV » ou « Recherche »
  • Les fonctions de Date et Heure Comme la fonction « Année » ou « Minute »
  • Les fonctions Text Comme la fonction « Majuscule » ou « Remplacer »
  • Les fonctions Statistiques Comme la fonction « Moyenne » ou « Mode »
  • Les fonctions Ingénierie Comme la fonction « Complexe » ou « Convert »
  • Les fonctions d’Informations : Comme la fonction « Cellule »

3. Utiliser les fonctions conditionnelles

Une formule conditionnelle dans Excel est une formule qui effectue un test logique des données à l’aide de la fonction SI. 

Ces fonctions, qui permettent d’afficher uniquement les résultats que l’on souhaite voir apparaître, sont très pratiques pour le traitement de données.

  • Fonction = SI (données, valeur, argument)

La fonction =SI permet d’afficher la valeur en fonction de la valeur d’une autre cellule.

Exemple : si la cellule B2 contient le nombre 1, tous les chiffres de la cellule C2 seront égaux à la valeur 1. Lorsque la cellule B2 contient le nombre 2, tous les chiffres de la cellule C2 seront égaux à la valeur 2.

Cela est très pratique et très utilisé dans le monde professionnel afin de faire ressortir les données souhaitées.

4. Faire des graphiques sur Excel

Les graphiques et les tableaux sont des outils puissants utilisés pour présenter des données de manière visuelle.

Vous pouvez présenter vos données de manière plus claires et lisibles qu’un tableau classique. Avec Excel, vous avez la possibilité de choisir le type de graphique que vous souhaitez, et d’en modifier l’aspect général

Vous pouvez également filtrer les données que vous souhaitez montrer. Cela vous permet de pouvoir faire ressortir des informations différentes avec la même base de données.

Il est très simple de créer un graphique sur Excel et il existe un raccourci clavier pour créer immédiatement un graphique.  : Alt+F1.

Concrètement, il suffit de Sélectionnez les données de votre tableau au préalable, puis appliquer le raccourci Alt+F1. Votre graphique sera donc créé automatiquement, il ne vous restera plus qu’à choisir la forme que vous préférez. 

Vous pouvez même télécharger votre graphique sous format image afin de l’intégrer à vos présentations. Il suffit d’un clic droit sur le graphique puis de l’enregistrer en tant qu’image.

5. Utiliser les Tableaux Croisés Dynamiques sur Excel

Un tableau croisé dynamique est un tableau croisé standard, mais avec la possibilité de modifier les données de manière dynamique. C’est une fonctionnalité très utile et que tous les utilisateurs d’Excel doivent connaître.

Ils sont particulièrement utiles dans les situations où vous souhaitez représenter des données détaillées sur plusieurs dimensions.

Ils sont d’autant plus utiles que les données peuvent être modifiées à tout moment en utilisant une formule ou une commande

Des exemples typiques d’application d’un tableau croisé dynamique sont la planification d’une réunion, la représentation des rôles d’une équipe, les dates et les lieux des réunions ou encore l’analyse des ventes de plusieurs magasins

Pour utiliser cet outil remarquable, vous devez avoir une base de données propre. Il vous suffit ensuite de vous rendre sur l’onglet Insertion, puis de cliquer sur Tableau Croisé Dynamique. Il faut ensuite sélectionner toutes les données pour créer ce Tableau Croisé Dynamique dans une autre feuille.

Vous avez le choix de 4 champs pour mettre en forme votre tableau 

  • Étiquettes de colonnes 
  • Étiquettes de lignes
  • Valeurs
  • Filtre du rapport

Un exemple typique d’application d’un Tableau Croisé Dynamique est la planification d’une réunion, pour représenter les rôles au sein d’une équipe, les dates et les lieux des réunions, les ventes d’un magasin. Si maîtriser parfaitement Excel dans ces domaines vous intéresse, notre école Safe Skills vous forme pour devenir un expert d’Excel grâce à une formation en ligne de 5 à 20h.

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Financements publics - Compte Personnel de Formation (CPF)

Compte Personnel de Formation (CPF)

Le Compte Personnel de Formation (CPF) est un dispositif de financement par les fonds publics, ouvert à toute personne ayant eu une activité salariée. Vous bénéficiez d’un compte crédité en euros que vous pouvez utiliser pour financer vos formations qualifiante ou certifiante.
Vous pouvez ainsi bénéficier d’une formation financée jusqu’à 100%.

Si le montant de votre CPF ne couvre pas la totalité du coût de la formation, vous pouvez faire appel à un complément par fond propre.

Si vous souhaitez opter pour ce mode de financement et connaître le montant de votre éligibilité, un conseiller sera ravi de vous en dire davantage.

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Financements publics - Pôle Emploi

Compte Personnel de Formation (CPF)

Le service de l’État, Pôle Emploi, vous accompagne dans vos démarches de formations en offrant des solutions de financement aux demandeurs d’emploi. Car tout le monde doit avoir accès à la formation, nous proposons des formations accessibles aux demandeurs d’emploi dans le cadre du programme « Solutions 100% à distance ». Vous pouvez ainsi bénéficier d’une formation financée jusqu’à 100%.

Si vous souhaitez opter pour ce mode de financement, un conseiller sera ravi de vous en dire davantage.

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Financements publics - Mission locale

Compte Personnel de Formation (CPF)

Le dispositif Fonds d’aide aux jeunes (FAJ), proposé par la mission locale permet d’obtenir une aide en cas de grandes difficultés financières.
Destiné aux jeunes adultes, il permet : d’allouer des aides financières à ceux qui ne peuvent pas bénéficier d’autres aides sociales.
Sont concernés :

  • Les employés et étudiants de moins de 25 ans, non boursiers, en difficultés financières
  • Les jeunes demandeurs d’emploi vivant loin de leurs parents ou en rupture familiale.

Il faut savoir que cette aide est plafonnée à 1 000 euros et permet de résoudre des problèmes en lien avec : l’emploi, l’hébergement, la mobilité et la santé.

Si vous souhaitez opter pour ce mode de financement, un conseiller sera ravi de vous en dire davantage.

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Financements publics - Agefiph

Compte Personnel de Formation (CPF)

L’aide à la formation dans le cadre du parcours vers l’emploi a pour objectif de permettre à une personne handicapée d’acquérir par la formation les compétences nécessaires pour un accès durable à l’emploi. 

Afin d’accéder à ce financement, tout demandeur d’emploi handicapé doit :

  • Etre inscrit ou non à Pôle Emploi lorsque la durée de la formation est supérieure à 40 heures
  • Etre inscrit à Pôle emploi lorsque la durée de la formation est inférieure à 40 heures

Selon les formations, la rémunération ou le coût de la protection sociale peuvent être pris en charge par l’Agefiph.

Si vous souhaitez opter pour ce mode de financement, un conseiller sera ravi de vous en dire davantage.

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Paiement Carte bleue - Paiement en 4 à 10 fois sans frais

Compte Personnel de Formation (CPF)

Si vous ne souhaitez pas faire appel à des fonds externes pour financer votre formation au sein de Student Skills, vous pouvez la financer par vos fonds propres. Nous avons mis en place des facilités de paiement afin que vous puissiez financer votre formation sereinement.

Nous vous permettons d’effectuer un paiement de 4 à 10 fois sans frais.

Si vous souhaitez opter pour ce mode de financement, un conseiller sera ravi de vous en dire davantage.

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